ビジネスレターの本文の書き出し 書き方と例文

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ビジネスレターの本文の書き出し 書き方と例文

 前文から本文へ スムーズにつなげるには


ビジネスレターで前文(時候の挨拶と感謝の言葉)を書いた後、いきなり本文の用件を書き出すと、以下のようになります。

例文) 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご愛顧を頂戴し、誠にありがとうございます。 
  弊社渋谷支店は、平成29年3月末日をもって閉店することと致しました。お客様におかれましては長年にわたり渋谷支店をご利用いただき、厚く御礼申し上げます。

これでも伝えたい用件は伝わりますが、前文と本文の脈絡に欠け、唐突に話題が切り替わって、一連の書簡文としての体裁をなしていません。この例文では、本文の書き出しを以下のようにすべきです。

例文) さて、弊社におきましては、平成29年3月末日をもって渋谷支店を閉店することと致しました。ここに謹んでお知らせ致します。

この「さて」は、話を別の話題に転じるときに使用する接続詞で、「ところで」というニュアンスになります。ビジネスレター・メールの本文の書き出しでもっともよく使われる言葉です。


 用件についてのある時点を示す言葉で書き出す


用件の事柄が発生した時期など、用件に関係するある時点を示す言葉を本文の冒頭に置くと、違和感なく話題を用件の方向に向けることができます。その代表例が、「この度」です。以下のような使い方をします。

例文) この度は、加藤様の営業1課が社長賞を受賞されまして誠におめでとうございます。

例文) この度は突然のことにて恐縮ですが、折り入ってご相談したい件がありますので本状を差し上げた次第です。

また、「本日」、「先日」、「過日」、「先頃」、「先達て」、「先般」なども、同様に本文の書き出しの言葉として使えます。以下にその例文を紹介します。

例文) 本日は、貴社の創業50周年祭について幾つかお尋ねしたいことがございますので、メールをお送りしました。

例文) 先日は過分なるおもてなしに与り、誠に恐縮致しました。

例文) 過日は、貴重な資料を拝見することができ、とても参考になりました。佐藤様のご配慮に深く感謝致しております。

※「過日」は「先日」と同義語です。

例文) 先頃、某研究機関へのクラッキング被害が報道されていましたが、貴社におかれましては同様の不正アクセスはございましたでしょうか。

例文) 先達てお伝えしました通り、弊社のご注文システムが本日より新しくなりました。

例文) 先般、弊社千葉工場にて発生したプラント火災では、貴社に多大のご迷惑をお掛け致しました。ここに社を代表して深く陳謝申し上げます。

※「先般」は「先頃」・「先達て」・「過日」などと同義語です。

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