始末書の書き方と例文 (始末書の基本)

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始末書の書き方と例文 (始末書の基本)

 始末書の書き方

始末書は、本来、組織内で規則違反や過失事故などが起きたとき、けじめをつけるため、つまりその正誤善悪や責任の所在を明確にするために提出する上申書であり詫び状です。そこが、教育的見地から社員に反省を促すための反省文とは異なる点です。

従って、始末書での規則違反や過失事故の事実説明は、その名の通り、事実の一部始終を書くべきなのですが、実際には記述内容が煩雑になるのを避けて簡潔に説明すべきです。顛末書や報告書のような詳細な記述は必要ありません。

始末書本文の構成は、最初に自分の規則違反や過失を認めて謝罪の言葉を述べます。次に、違反・過失の具体的な事実説明と会社や他人に与えた被害・迷惑について説明します。また、再発予防のための心掛けや対策も述べます。そして最後に、二度と違反や過失を繰り返さない決意を述べ、謝罪の言葉で結びます。

始末書の体裁

本文は、です・ます調(敬体)で段落を付ける書簡文にしてください。横書きでは、日付け・宛先・タイトルを冒頭に記入し、所属・氏名は末尾に記入します。縦書きでは、手紙と同様に日付けを本文の後に書きます。必要なら認印も押してください。

用紙と筆記具

指定用紙がない場合は、A4横書きのレポート用紙が最適です。筆記具は黒色ボールペンを使い、書き損じたときは訂正・修正せず、別の用紙に書き直します。なお、パソコンによる作成が認められているときは、氏名だけを自筆署名にします。

 始末書の例文

業務用車両による交通違反の場合

2016年4月1日 

代表取締役社長 西門圭一郎様

始末書 

  私は、業務用車両による駐車違反を犯しました。ここに始末書を提出し、お詫び申し上げます。
  駐車違反を犯したのは、3月30日、納品のために乗車したときのことです。納品先の駐車場に空きがなかったため、その前の公道に駐車して納品を済ませました。車を離れたのは10分ほどでしたが、戻ったときには駐車違反のステッカーが貼られており、罰金15,000円を課されました。
  今後は、業務用車両を運転するときには駐車場案内システムを利用し、また、駐車場所から納品先まで距離がある場合に備えて台車を積んで行くよう心掛け、二度と同じ過ちを犯さないように致します。
  このたびは私の不心得から会社にご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。

法人営業部 営業一課 
東大寺義満 

過失による誤納品の場合

2016年11月29日 

代表取締役社長 小磯克己様

お得意様への誤納品に関する始末書

  私は、大切なお得意様のご注文を取り違え、ご注文とは異なる商品を納品しました。ここに始末書を作成し、謹んでお詫び申し上げます。
  ご注文は、発注者が大淀川建設様、注文商品はエキスパンション(ステンレス製)アクリル加工 EXPJ55-SFX 30セットです。私は注文書の EXPJ55 を EXPJ65 と読み違え、ご注文確認メールに EXPJ65-SFX 30セットと入力して送信しました。しかし、先方から訂正のご連絡がないまま工場に発注し、11月25日、指定された工事現場に納品されました。
  誤納品であることは、即日、大淀川建設様からのご連絡で発覚しました。直ちに工場に対して再発注し、本日、改めて納品しました。幸いにも工期への影響はなく、先方からは快くお許しを頂けたという次第です。
  しかしながら、当初生産した商品は無駄となって会社に損失を与えた上、工場には急な再発注で迷惑を掛けてしまいました。これはひとえに私の不注意が原因であり、お詫びの言葉もございません。
  今後は、これまで以上に日々の業務に対して真摯に向き合い、このような不注意からの不手際を二度と起こさないよう気を引き締めて仕事に当たります。このたびの誤納品で会社に迷惑をお掛けしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

営業一部 建設資材課 
三好岳志 

過失による機材損壊の場合

2016年11月29日 

取締役工場長 片山 渉様

機器損壊事故の始末書

  私は、工場敷地内における新設機器の運搬に際し、自らの過失によって機器を損壊させました。ここに始末書を提出し、謹んでお詫び申し上げます。
  事故が発生しましたのは、去る11月22日午前11時ころ、第一工場前の道路上です。第一工場に設置する換気システムの屋外ユニット1基を、搬入ヤードから第一工場の保管場所まで、私の運転するフォークリフトで運搬しておりましたところ、工場搬入口前で方向転換のために一時停止したとき、荷物の屋外ユニットが前方に転倒しました。
  これにより、屋内ユニットの内部機構が一部破損し、メーカーによる部品の交換修理が必要となりました。また、先週末に予定されていた設置工事を今週末に延期することとなりました。
  このたびの荷物の転倒は、重心の高い荷物を積載しながら前進走行していたため、一時停止の減速時に慣性によって引き起こされたものです。このように転倒しやすい荷物を運搬するときは後進走行すべきであったと深く反省しております。今後は、このような事故を二度と起こさぬよう、運搬作業におきましても細心の注意を払って業務に当たってまいります。
  私の不注意により損壊事故が起こりましたことと、それによって無用な出費を生じ、業務にも支障を来たしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

工務部 工務課 施設一係 
係長 川村知博 
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